Hoe bereid je een kennismaking voor als je vaktaal liever in een andere taal bespreekt?

Stel een vraag waarin het antwoord iets verandert

Een kandidaat leest dat zij voor de openingsvoorraad een voorschot betaalt en later een afrekening ontvangt. Zij wil weten of de latere berekening kijkt naar wat is geleverd, wat is verkocht of wat er nog ligt. Dat zijn drie begrijpelijke vragen. Vraag de gesprekspartner om het verloop van één doos in eenvoudige stappen te beschrijven. Schrijf de gebruikte woorden op en vertel vervolgens in je eigen woorden wat je denkt te hebben begrepen.

Doe hetzelfde voor een uitdrukking die je tijdens het gesprek hoort en die in de schriftelijke stukken anders terugkomt. In de ene vestiging kan een coach de persoon zijn die medewerkers traint, terwijl het voorstel met die rol iemand bedoelt die de ondernemer periodiek bezoekt. Vraag wie in de praktijk komt, wat diegene doet en hoe je een afspraak maakt. Daarmee toets je tegelijk de begrijpelijkheid en de inhoud.

Praat afzonderlijk over gesprekken, trainingen en documenten

Een vriendelijke gesprekspartner kan een kennismaking in jouw voorkeurstaal voeren terwijl de helpdesk, de opleider en de leverancier straks elk een andere werkwijze hebben. Laat een lege werkinstructie zien of een schermafbeelding zonder klantgegevens. Laat toelichten welke taal je tegenkomt wanneer je vanuit de vestiging een urgente vraag stelt en of er materiaal is dat je naderhand rustig kunt nalezen.

Wil je een vertaler, adviseur of andere meelezer betrekken bij belangrijke stukken, kondig dat aan voordat je vertrouwelijke informatie deelt. Bespreek toegang en geheimhouding met de partij die de informatie verstrekt. Als versies in meerdere talen bestaan, vraag welke versie voor de afspraken leidend is en wie onduidelijkheden kan beoordelen. Neem voor de beoordeling de tijd die de betekenis van de afspraak verdient.

Maak een bruikbare samenvatting voor het vervolg

Stuur na de ontmoeting desgewenst een korte lijst van de paar termen die nog openstaan en de werkvoorbeelden die je al begreep. Vraag om bevestiging of correctie bij een concreet voorbeeld, zodat niemand hoeft in te schatten hoe goed jij een hele presentatie hebt gevolgd. Dat maakt ook zichtbaar waar je de vaktaal al zelfstandig gebruikt en op welk onderdeel extra voorbereiding voor de opleiding prettig zou zijn.

Vragen voor het vervolg

• Welke drie vaktermen wil ik van de formule in een werkvoorbeeld horen?
• In welke taal krijg ik op een drukke zaterdag werkelijk telefonisch hulp?
• Wie mag mij helpen een vertrouwelijk voorstel nauwkeurig te begrijpen?

Bronnen

• Franchisenemer worden? Houd hier rekening mee · KVK
• Franchisecontract opstellen · Ondernemersplein / KVK
• Een geheimhoudingsverklaring. Waarom zou je dat doen? · KVK